Lewat negosiasi diharapkan tercapai kesepakatan yang masuk akal, mampu menjawab kebutuhan pihak-pihak yang bernegosiasi, dapat diterima dengan pengorbanan yang masih dapat ditoleransi, dan tanpa ada pihak yang kehilangan muka.
Negosiasi diperlukan jika terjadi konflik kepentingan, terdapat ketidakjelasan hingga derajat tertentu mengenai solusi yang dianggap benar, serta terdapat suatu peluang untuk melakukan kompromi, untuk menghasilkan suatu persetujuan yang memuaskan kedua belah pihak.
Kekuatan negosiasi terletak pada fokusnya, yaitu yang bertumpu pada pencapaian kesepakatan yang saling menguntungkan. Negosiasi membuka jalan dan harapan baru bagi pihak-pihak yang terlibat dengan cara yang unik, melalui motivasi.
Jadi kekuatan inti negosiator ulung adalah kemampuannya untuk memotivasi pihak lain atau yang diajak berunding untuk menerima tujuan negosiasi.
Atau dengan kata lain, kekuatan negosiasi terletak pada kemampuan si negosiator untuk memunculkan kekuatan persuasi atau faktor ketidakagresifan intelektual yang melekat dan menghindari pamer kekuatan secara kasar.
Unsur penting: kekuatan, informasi, waktu
Pada dasarnya ada dua pendekatan dalam negosiasi, yakni penawaran murni (pure bargaining - PB) dan pemecahan masalah bersama (joint problem solving - JPS).
Dalam PB, konflik kepentingan lebih tinggi ketimbang kepentingan bersama, prosesnya berlangsung kompetitif, serta lebih berdasarkan kekuasaan.
Sebaliknya dalam JPS derajat kepentingan bersama lebih tinggi ketimbang konflik kepentingan, proses kooperatif, lebih didasarkan pada informasi dan kepercayaan. Pendekatan terbaik bergantung pada situasi yang dihadapi.
Bila posisi lebih kuat, terdapat perbedaan tujuan dan minat yang tajam, tidak menginginkan hubungan jangka panjang yang harmonis, tidak mempercayai pihak lain, dan persetujuan mudah diimplementasikan, maka pendekatan PB cocok untuk dipilih.
Namun bila pihak-pihak yang bernegosiasi memiliki minat dan tujuan yang sama, kekuatan lebih lemah atau paling tidak setara, menginginkan hubungan jangka panjang yang harmonis, dan persetujuan kemungkinan sulit diterapkan, pendekatan JPS akan lebih baik.
Bagaimanapun, mengingat negosiasi bertujuan mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan, maka kedua pendekatan di atas sejatinya dapat diseimbangkan melalui pembentukan kepercayaan dengan menunjukkan itikad/kemauan untuk terbuka tetapi tidak berlebihan.