'Kantor Maya', Tren yang Kian Marak

Intisari-Online.com - Suatu kali Anda bermaksud menelepon kantor klien bisnis Anda. Lalu terjadi pembicaraan yang akrab. Akan tetapi tahukah Anda, sebenarnya klien Anda tidak berada di alamat tersebut. Statusnya, cuma menyewa alamat kantor saja, agar terlihat bonafide di mata Anda.

Klien itu telah berbohong? Tidak juga. Penyewaan alamat kantor untuk tujuan tertentu, dalam dunia bisnis, sah-sah saja dilakukan. Dengan virtual office, seseorang bisa mencantumkan alamat kantor resmi di sebuah kawasan bisnis strategis di pusat kota. Padahal, aktivitas bisnis sehari-hari sepenuhnya dijalankan di rumah, atau di gudang di pinggiran kota.

Konsep virtual office sendiri memang sering dimaknai berbeda-beda. Bagi sebagian orang, virtual office dilakukan dengan memindahkan pekerjaan ke rumah dengan dilengkapi teknologi seperti Voice over Internet Protocol (VoIP) dan video chat. Sementara bagi sebagian orang lain, virtual office secara sederhana hanya sekadar bisnis penyewaan alamat kantor.

Mengefisiensikan fasilitas kantor

Maraknya virtual office antara lain didorong oleh harga properti perkantoran yang terus melambung. Belum lagi biaya manajemen sebuah ruangan kantor juga tidak mudah dan tidak murah. Pebisnis harus pintar-pintar memutar otak untuk mengoptimalkan efisiensi bisnis.

Dengan virtual office, pebisnis tidak perlu direpotkan oleh tetek bengek urusan perkantoran yang sering kali bikin ribet. Tak perlu ruangan, listrik, pendingin ruangan, saluran telepon, termasuk juga office boy dan resepsionis.

Sejak mulai diperkenalkan satu dasawarsa silam, virtual office terus berkembang pesat di Indonesia. Eddy Suryadhamma Yansen, Direktur Office Plus, salah satu perusahaan penyedia layanan jasa virtual office, menuturkan, awalnya, kebanyakan pelaku usahanya adalah perusahaan penyedia ruang kantor (property management office). Kenaikan harga sewa ruangan kantor yang terus menerus akhirnya membuat para pebisnis kesulitan mendapatkan tempat yang sesuai. Sementara para penyedia ruangan kantor juga ikut merugi karena dagangannya sepi.

Saat dia mendirikan perusahaan layanan jasa kantor maya tahun 2009, pelakunya saat itu masih bisa dihitung dengan jari. Saat ini, di Jakarta jumlahnya sudah mencapai 60-an perusahaan.

Di Office Plus, virtual office dikembangkan dengan menginvestasikan bangunan yang dimilikinya. Kantor pusat Office Plus sendiri menempati sebuah bangunan 3 lantai di kompleks ruko di bilangan Central Park, Jakarta Barat. Namun, di dalamnya disulap sedemikian rupa sehingga menyerupai kantor biasa. Ada meja resepsionis, ruang tamu, ruang rapat, dan ruang direksi. Ruangan inilah yang alamatnya kemudian disewakan dalam satu paket virtual office. Mereka juga masih mempunyai bangunan kantor lain di 3 alamat berbeda di Jakarta. Semuanya digunakan untuk bisnis penyediaan jasa virtual office.

“Dengan konsep ini, alamat, fasilitas dan ruang rapat yang sama kita gunakan ramai-ramai,” papar Eddy. Pemakaian bersama ini mencakup alamat kantor dan pemakaian ruang rapat. Karena ruangan yang terbatas, tentunya pemakaian ruang rapat pun terbatas juga. Pemilik usaha hanya bisa memakainya untuk bertemu klien maksimal 8 kali per bulan. Tapi sebelumnya harus booking dulu agar tidak berbenturan jadwal, mengingat ada ratusan pemilik usaha lain yang menggunakannya.

Lain halnya jika sekali waktu pemilik usaha menggunakan jaringan kantor Office Plus di luar negeri untuk bertemu kliennya. Pemakaiannya dibatasi cuma 3 jam, selebihnya dikenakan biaya tambahan.

Sementara fasilitas lainnya mencakup layanan faksimile, nomor telepon, mailbox, dan pengurusan pajak serta legalitas usaha. Masing-masing pemilik usaha akan mendapat nomer telepon dan faks dan mailbox khusus. Mereka bisa menggunakan fasilitas itu beserta alamat pada semua dokumen sesuai dengan yang dimiliki alamat kantor yang mereka sewa.

Jika ada telepon dari klien, operator penyedia jasa layanan kantor maya itu bisa langsung meneruskannya (me-redirect) ke nomor ponsel pemilik usaha. Jika tidak ada yang mengangkat, otomatis bakal masuk ke resepsionis.