Intisari-Online.com – Merekrut pegawai? Pilihlah pelamar dengan latar belakang dan pengalaman kerja bervariasi. Seorang sekretaris atau resepsionis, umpamanya, ketika tak sibuk bisa merangkap jadi tenaga pemasaran melalui telepon. Sekretaris yang cakap akunting bisa punya nyambi pembukuan. Petugas pengiriman pun bisa merawat peralatan kantor ketika order pengiriman sepi.
Kesulitan dana? Tekankan kepada tenaga pemasaran Anda untuk meminta uang muka atau tanda jadi kepada klien. Ketika proyek selesai, atau saat pesanan diantar, usahakan agar pelunasannya saat itu juga. Awalnya, cara demikian kurang mengenakkan bagi pihak lain. Tapi, dewasa ini cukup banyak perusahaan yang menempuh cara penagihan seperti itu.
Cara lain menyiasati posisi keuangan? Mundurkan basis. Jangan hitung jangka waktu pembayaran hanya 30 hari. Prakirakan separuh pembayaran akan jatuh dalam 30 – 45 hari. Sementara 30% - 40% bagian akan dibayarkan dalam 45 – 60 hari, dan sisa pelunasan baru terjadi pada hari ke-90. Bersiaplah juga dengan kemungkinan 1% - 5% uang tak terbayar. Nah, terhadap klien yang membayar kurang dari 30 hari, berikanlah penghargaan.
Moral dan citra perusahaan menurun? Jaga penampilan. Anda adalah cermin perusahaan. Tinggalkan persoalan pribadi maupun rumah tangga di rumah, dan tinggalkan pula problem bisnis di balik pintu kantor. Perbedaan pendapat harus dibicarakan dalam ruang tertutup. Kesulitan keuangan hanya boleh diketahui manajemen.
Periksalah setiap pembukuan. Ini sektor penting, namun orang sering malas, bahkan takut menghadapi. Buku akunting bagi non-akuntan cukup banyak. Bisa Anda pelajari.
Rapat keuangan harus diatur. Periksa laporan keuangan dengan kuitansi pada hari itu. Ambil secara acak nota tagihan berjumlah besar, cocokkan dengan pembukuan. Waktu 30 menit beberapa kali dalam sebulan, sangat berarti bagi ketepatan pembukuan.
Ada perusahaan yang melakukan cara lucu untuk meningkatkan citra dan kebanggaan karyawan. Misalnya, menggunakan istilah manajer kantor (office manager) sebagai ganti sekretaris. Atau manajer pengiriman (delivery manager) sebagai ganti pengemudi. Staf pembukuan diganti menjadi manajer akunting (accounting manager). Semua dicetak rapi di kartu nama karyawan bersangkutan.
Ada pepatah, “Sungguh terlambat membeli alat pemadam api jenis terbaik di saat kebarakan sudah terjadi.” Maknanya: jika dalam 6 bulan atau 1 tahun mendatang Anda memerlukan pinjaman bank, sekarang saatnya melobi para bankir. Jika kapasitas kantor mulai terasa tak memadai, saatnya bagi Anda untuk mengecek pasar properti. Jalinlah hubungan dengan para profesional di banyak bidang, siapa tahu suatu saat ada manfaatnya. Jangan menunggu sampai terdesak. (Intisari)