Intisari-Online.com - Kadang ada sebuah rapat yang terlalu singkat. Ada juga rapat yang bertele-tele, menguras waktu tapi tetap tidak menghasilkan apa-apa. Bisa juga rapat yang harus terlambat karena adanya anggota rapat yang terlambat. Untuk mengatasi kondisi-kondisi tersebut, berikut lima langkah yang dapat dilakukan:
- Luangkan waktu dua kali lebih banyak untuk menentukan agenda utama rapat. Salah satu sumber masalah yang umum terjadi saat rapat adalah tujuan yang tidak jelas. Jika tidak benar-benar dengan tujuan rapat, maka rapat tersebut tidak dapat berjalan dengan cepat. Maka dari itu, tentukan terlebih dahulu tujuan rapat sebelum rapat dimulai.
- Luangkan waktu dua kali lebih banyak untuk menentukan jumlah anggota yang akan hadir di rapat. Mengurangi jumlah peserta rapat sama dengan mengurangi jumlah perdebatan yang terjadi saat rapat. Beberapa orang yang tidak diundang rapat dapat dikirimi rangkuman laporan rapat.
- Kurangi waktu rapat setengah dari waktu yang biasanya dialokasikan. Jika waktu yang ditentukan untuk rapat adalah dua jam, maka rapat akan berlangsung dua jam. Jika rapat dialokasikan hanya setengah jam, maka rapat akan dilakukan dalam waktu setengah jam. Tapi ingat, bijaklah jika agenda rapat dirasa sangat penting.
- Jangan pernah menolerir orang yang datang terlambat saat rapat. Menunggunya akan membuang-buang waktu dan menghukum mereka yang sudah datang tepat waktu. Justru dengan menjalani rapat sesuai rencana, mereka yang datang terlambat akan merasa malu karena datang di tengah-tengah diksusi.
- Pertimbangkan, jika kira-kira cocok dengan keperluan bisnis, untuk melakukan rapat secara berdiri. Nampak aneh? Penelitian menunjukkan bahwa rapat sambil berdiri itu lebih efisien. Ini mungkin jarang dilakukan, tapi cukup layak untuk dipertimbangkan. (Forbes)