Intisari-Online.com - Perempuan cenderung lebih ekspresif saat mengungkapkan sesuatu, termasuk saat berkirim email atau surat elektonik (surel). Kebiasaan ini sebenarnya tak jadi soal kalau surel tersebut menyangkut urusan pribadi. Namun kalau sudah menyangkut urusan kantor atau bisnis, perempuan perlu membatasi diri sifat ekspresif tersebut. Berikut ini aturan mengirim email khusus untuk perempuan.
1. Jangan berlebihan menggunakan tanda baca
Mengungkapkan kekecewaan juga rasa senang melalui tulisan memang akan lebih kuat jika menggunakan tanda baca. Nah, sifat ekspresif memungkinkan perempuan untuk menunjukkan emosinya lewat tulisan melalui tanda baca. Alih-alih menunjukkan emosi, penggunaan tanda baca ini justru menimbulkan kesan berlebihan.
(Baca juga: Ini Ciri-ciri Laki-laki Sukses)
Misalnya, Anda sangat senang karena ide Anda diterima dengan baik oleh atasan atau klien, lalu Anda mengirim surel untuk mengungkapkan terima kasih. Saking senangnya, di ujung surat Anda menuliskan "Terima Kasih Banyak!!!!". Mulai sekarang, hindari hal semacam ini. Lebih baik tuliskan dalam surel, "Saya sangat menghargai perhatian dan masukan dari Bapak/Ibu".
2. Jaga intonasi tulisan
Bukan hanya suara yang perlu dijaga intonasinya saat berkomunikasi dengan seseorang, apalagi di tempat kerja. Aturan mengirim email lainnya yaitu ketika menulis surel, perhatikan intonasi tulisan Anda apakah bernada netral atau tidak. Sebaiknya jaga intonasi tulisan supaya terdengar netral ketika dibaca lawan bicara. Hindari pilihan kata yang membuat surel Anda terlihat emosional atau kesan lain yang berpotensi menimbulkan ketidaknyamanan.
3. Gayanya konsisten
Ada pola tertentu dalam surel yang biasanya menggambarkan pribadi atau bahkan persepsi si pengirim surel. Misalnya, di ujung surel Anda selalu menuliskan "Best" atau "Cheers" atau "Warm regards". Kalau salah satu kata itu yang Anda pilih maka konsisten lah dengan pilihan kata tersebut. Kalau sesekali Anda menulis "Best" lalu lain waktu menulis "Warm regards" ada persepsi lain yang bakal muncul di benak penerima surel.
4. Baca situasi
Ini terkait surel di internal tim Anda di kantor dan berlaku untuk karyawan baru. Biasanya atasan, untuk suatu keperluan, mengirim surel dengan melampirkan surel ke beberapa orang. Bisa jadi teman kerja Anda, atau atasan di divisi lain. Nah, kalau menerima surel semacam ini, gunakan gaya tulisan formal yang cenderung konservatf. Baca situasinya dan ikuti gaya tulisan surel mayoritas orang yang terlibat dalam percakapan melalui surel tersebut.
(Baca juga: Hindari Kata-kata Ini Saat Menghadapi Anak Buah)