Intisari-Online.com - Perempuan cenderung lebih ekspresif saat mengungkapkan sesuatu, termasuk saat berkirim email atau surat elektonik (surel). Kalau sudah menyangkut urusan kantor atau bisnis, perempuan perlu membatasi diri sifat ekspresif tersebut. Dalam tulisan sebelumnya telah diungkapkan lima aturan, dan berikut ini masih ada beberapa aturan mengirim email khusus untuk perempuan.
1. Hindari minta maaf yang tak perlu
Kalau Anda berkali-kali minta maaf yang sebenarnya tidak perlu dilakukan, Anda sedang membuat kesan bahwa Anda memang melakukan kesalahan. Anda perlu membedakan kata maaf dengan tujuan bersikap sopan, bersahabat, penuh penghargaan dengan ucapan maaf yang menimbulkan kesan bahwa Anda salah atau tidak berkualitas. Jangan pernah meminta maaf kalau Anda sudah melakukan sesuatu dengan baik atau tidak sedang melakukan kesalahan apa pun. Hindari munculnya persepsi keliru di benak lawan bicara Anda karena terlalu berlebihan mengucapkan maaf.
(Baca juga: Kiat Menjadi Bos untuk Diri Sendiri)
2. Kalau minta maaf sertakan alasannya
Kalau Anda melakukan kesalahan dalam pekerjaan dan mengirim surel untuk menjelaskan letak masalahnya, tentunya permintaan maaf menjadi tujuan utamanya. Meski begitu, jangan sekadar minta maaf tanpa menyertakan alasan apa pun. Kalau Anda salah karena tidak melakukan konfirmasi terkait tugas yang diberikan atasan, minta maaf lah dengan menyertakan alasan mengapa Anda melakukan kesalahan tersebut. Apa yang membuat Anda tidak melakukan tugas dengan baik.
3. Tuliskan detail di subyek surel
Takkan ada yang memerhatikan apalagi menjadikan surel yang Anda anggap penting kalau subyek surel tidak detail. Tuliskan kata-kata spesifik yang merujuk pada isi surel Anda di subyek surel. Dengan begitu, penerima surel bisa memahami isi surel, setidaknya garis besarnya, dengan membaca subyek surel yang lebih detail tersebut. Misalnya saat diminta melakukan tugas X, dan Anda merasa perintahnya kurang jelas, Anda bertanya kepada atasan melalui surel. Sebaiknya tuliskan ini di subyek surel Anda, "Pertanyaan mengenai tugas X" bukan sekadar menulis "Tanya".
4. Tetap profesional
Surel memang menjadi pilihan cara berkomunikasi bahkan dengan rekan kerja dalam tim internal. Kalau gaya komunikasi di tim internal Anda cenderung kasual, biasanya Anda akan menuliskan subyek email yang cenderung kasual bernada santai. Meski begitu Anda harus membedakan gaya komunikasi melalui surel di zona pertemanan dengan kolega. Jangan sampai gaya komunikasi kasual di tim internal Anda terapkan juga kepada kolega atau klien, meski sudah kenal baik. Tetaplah berkomunikasi secara profesional jika sudah menyangkut pihak luar.
(Baca juga: 7 Cara Agar Wanita Meraih Karier Gemilang)
5. Install "Undo."
Kehati-hatian menjadi penting dalam komunikasi melalui korespondensi digital. Kalau Anda sudah menyiapkan surel dan menyimpannya di draft, cermati lagi apakah sudah cukup baik untuk dikirim. Mengirim surel hanya butuh waktu beberapa detik. Namun jika Anda melakukan kesalahan, efeknya bisa panjang. Karenanya install fungsi "undo" pada akun surel Anda. Jadi kalau Anda tidak yakin mengirimkan surel yang sudah tersimpan di draft, Anda hanya perlu klik undo.
Nah, itu tadi aturan mengirim email khusus untuk perempuan. Semoga bermanfaat. (kompas.com)