Intisari-Online.com - Meeting atau rapat yang biasa kita lakukan di kantor bagi sebagian besar karyawan akan menjadi sangat melelahkan bahkan cenderung membosankan. Durasi meeting yang panjang bahkan akhrinya tidak menemukan solusi yang berguna untuk memecahkan permasalah. Karena itu, tak heran kalau banyak karyawan yang menggerutu dan mengeluh tiap kali harus rapat. Sebenarnya, kita tidak perlu menjadi seorang yang “anti rapat”. Ada beberapa strategi supaya meeting menjadi lebih menyenangkan.
Buat agenda yang spesifik Agenda meeting sering kali dibuat garis besarnya saja. Karena itu, pembahasan kadang menjadi melebar dan justru tidak memiliki ujung yang bisa dijadikan solusi untuk menyelesaikan masalah. Ada baiknya kita membuat agenda yang sangat spesifik. Orang-orang yang ikut dalam rapat juga harus mempersiapkan dulu apa yang ingin mereka bahas, usahakan jangan sampai ada yang tertinggal. Selain itu, tentukan fokus masalah yang ingin dibahas. Dengan begini, pembahasan tak akan melebar dan membuat rapat jadi telalu lama.
Simpan ponsel pintar Masalah yang akan dibahas pada saat rapat pasti sangat penting dan membutuhkan konsentrasi untuk mendengarkan dan mendiskusikan hal tersebut. Karena itu, agar waktu tak terbuang sia-sia, lebih baik kita fokus mendengarkan dan membahas masalah. Bukannya sambil memeriksa email, sosial media, dan lainnya pada ponsel pintar kita.
Jangan melebihi tujuh orang Kadang, beberapa orang mengadakan sebuah rapat yang anggotanya lebih dari 10 orang. Entrepreneur menulis, “terlalu banyak koki akan merusak rasa pada makanan”. Sama saja pada saat rapat, terlalu banyak orang akan membuat rapat tidak efektif. Terlalu banyak 'kepala' yang memberikan masukan dan kritik. Sebaiknya usahakan anggota rapat 4-7 orang saja.
Tentukan durasi waktu rapat Kebanyakan orang menentukan waktu rapat tidak terlalu spesifik. Misalnya, istilah jam 1-an atau setelah makan siang. Lebih baik, tentukan jam dan menit yang spesifik. Tentukan juga kapan rapat akan selesai. Seperti jam 9.00-10.50. Hal ini, seperti yang ditulis Entrepreneur, akan membuat orang lebih on time.
Rapat di luar ruang kerjaKalau tidak perlu kertas dan banyak catatan, kenapa harus mengadakan rapat di ruangan yang membosankan? Namun, kita tidak perlu memilih restoran mahal atau tempat yang jauh dari kantor. Cukup lakukan pertemuan sambil berjalan atau memilih kafe terdekat dari kantor untuk melakukan pertemuan singkat dan membahas masalah pekerjaan. Dengan begini, rapat akan lebih terasa seperti pembicaraan santai, tapi membuahkan hasil dan solusi.